機密保持についての基本姿勢

  • 業務遂行中はもちろん業務終了後といえども、業務を遂行する過程で知り得た一切の情報を、第三者に開示または漏洩することはいたしません。
  • お預かりする関係資料等を業務遂行以外のために使用しません。
  • 業務終了後は、お預かりした関係資料を速やかに返還します。

機密保持へのささやかな試み

  • パソコンやFAXを置いている部屋には、基本的に代表者以外は立ち入り禁止です。
    やむを得ず部外者が立ち入る場合は、必ず代表者が立ち会っています。
  • パソコン前から30分以上離れる時には、基本的にパソコンの電源を切っています。
    (面倒ですが、これが一番確実かと)
  • 近頃話題のWinnyをはじめとするファイル交換ソフトの類は、一切インストールしていません。
    フリーソフトやシェアソフト等も利用しますが、ダウンロードは出所がはっきりしたサイトからしか行いません。
  • 納品物は一定期間(目安は約2ヵ月)保存し、その後は削除します。
  • ウイルスバスター クラウドを常駐させ、常に最新のウィルスパターンファイルをダウンロードし、ウィルス感染・配布を未然に防止しております。
  • 不要になった書類は、全てクロスカットシュレッダーにて粉砕しています。

書類粉砕方法

シュレッダーオフィスエス・アイ・ビーで大活躍している、フェローズ社製のクロスカットシュレッダーです。
このシュレッダーは3代目ですが、それまでは机の上に置けるコンパクトサイズを使用していました。だけど、それでは間に合わなくなってしまいました。
ちなみに、1代目はぶっつぶれ、2代目はよそにもらわれていきました。

カット前には用紙を適当に手で破り、その半分だけ粉砕します。残り半分は、次の機会に回します。つまり、用紙全ての情報が同じゴミ袋に入っているという事態を防ぐわけです。


シュレッダー後の書類気が向いたら、粉砕後の書類をシェイクしたりします(意味はないです。ただ楽しいから)。
これを空気を抜いて口をくくり(そうでないと、ゴミ回収車が行ってしまった後に、収集場所に散らばっていたりするからです)、家庭ゴミを入れているゴミ袋に入れ、ゴミ回収に出します。なるべくゴミ回収車が来る直前に出すように心掛けています。


機密保持についての考え

「個人情報保護」という言葉は、今ではどなたもご存じの言葉になりました。

入学・進学・成人式を迎える家族がいることを、業者が把握しているのはなぜなのか。
見ず知らずの会社から、突然ダイレクトメールが送られてくるのはなぜなのか。
悪徳業者による詐欺などの被害に遭うと、次々に別の悪徳業者が声を掛けてくるのはなぜなのか。

それらの仕組みを理解する人たちが徐々に増え、企業側も個人情報保護に力を入れ始めているのは、とてもよいことだなと思っています。
しかしあまりに神経質になりすぎると、人と人との信頼関係を築くうえで、大きな障害となります。

オフィスエス・アイ・ビーは、法人ではありません。
しかし、だからこそ、お客様からお預かりする大切な資料や情報を、精一杯の誠実さと細心の注意をもって取り扱うことが何よりも大事だと考えています。

他人の個人情報を売買するような商売は、行っておりません。
また、将来的にそのような商売を行うつもりも、全くありません。

ですから、業務に必要な資料は包み隠さずお預けいただきたいと願っています。

お客様に心から信頼していただけるような仕事をするのが、オフィスエス・アイ・ビーの目標です。
お客様の喜びは、オフィスエス・アイ・ビーの喜びでもあります。

お客様は、大事な個人情報をオフィスエス・アイ・ビーにお預けいただく。
オフィスエス・アイ・ビーは、お客様の個人情報を大切に取り扱う。

そういった信頼関係がないと業務はうまくいきませんし、そもそも何のためにオフィスエス・アイ・ビーにご依頼いただくのかわかりません。

個人情報保護・機密保持というのは、結局「人間性」に支えられるものではないかと、オフィスエス・アイ・ビーは考えています。

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